De algemene vergadering op afstand – Let’s take this online

Nu de coronacrisis de samenkomst van verschillende personen in dezelfde ruimte erg bemoeilijkt, werd het hoogtijd voor een versoepeling en digitalisering van de besluitvormingsprocedures binnen vennootschappen en verenigingen. Ook in een vennootschaps- en verenigingscontext moet het fysieke contact immers tot een minimum kunnen worden herleid.

Bij de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) was er reeds voorzien in een mogelijkheid om digitaal te vergaderen, maar dit was enkel mogelijk indien de statuten van de vennootschap of vereniging dit uitdrukkelijk toelieten.

Hier werd noodzakelijkerwijze verandering in gebracht door het Koninklijk Besluit van 9 april 2020, dat voorzag in tijdelijke maatregelen waardoor de voorwaarden voor het digitaal vergaderen werden versoepeld.

Nadien werden deze maatregelen bijgestuurd en kregen ze een definitief karakter door de Covid-19 wet van 20 december 2020.

Hierna wordt een overzicht gegeven van de versoepelingen die ingevoerd werden door de Covid-19 wet voor het houden van een algemene vergadering op afstand.

1. Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV)

Klassiek wordt een algemene vergadering gehouden aan de hand van een fysieke bijeenkomst.  Toch was er reeds onder het WVV voorzien in een aantal alternatieve vergadermogelijkheden zoals:

• Een algemene vergadering via schriftelijke besluitvorming;
• Een algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel;
• Een stemming voorafgaandelijk aan de algemene vergadering;
• Deelname aan de algemene vergadering bij volmacht.

In het WVV werd dus voorzien in de mogelijkheid om een algemene vergadering via elektronisch weg te houden, doch dit was enkel mogelijk indien de statuten van de vennootschap of vereniging hier uitdrukkelijk in voorzagen en de modaliteiten ervan uitwerkten.

Bovendien moest het ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddel voldoen aan bepaalde technische eisen die het WVV oplegde of die de statuten bijkomend bepaalden.

Deze regeling was evenwel moeilijk werkbaar tijdens de coronacrisis, aangezien veel vennootschappen hun statuten nog niet hadden gewijzigd sinds de invoering van het WVV en/of dergelijke algemene vergadering op afstand niet voorzagen.

Om hieraan tegemoet te komen, werd in het KB van 9 april 2020 voorzien in tijdelijke versoepelingsmaatregelen (i.e. de mogelijkheid tot bijkomende uitstel voor algemene vergadering of de tijdelijke mogelijkheid om algemene vergadering op afstand te organiseren zonder statutaire machtiging).

2. De structurele maatregelen van de Covid-19-wet

Toch ondervonden ondernemingen nog steeds praktische problemen bij het organiseren van hun digitale algemene vergadering, waardoor er nood was aan definitieve, structurele maatregelen die de continuïteit van het besluitvormingsproces van vennootschappen en verenigingen konden garanderen. De maatregelen van de Covid-19 wet van 20 december 2020 traden in werking op 24 december 2020.

Deze wet voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid om algemene vergaderingen op afstand te laten doorgaan door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel, en dit zonder enige statutaire machtiging.

Deze wet verbindt een aantal voorwaarden aan de toepassing van een dergelijke digitale vergadering:

• Het komt aan het bestuursorgaan toe om de beslissing te nemen om de algemene vergadering op afstand te organiseren. Daarbij stelt het bestuursorgaan de aandeelhouders of leden per oproepingsbrief in kennis over de mogelijkheid om op afstand deel te nemen aan deze algemene vergadering via het door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel (zoals Teams, Zoom, Skype of – in bepaalde besloten gevallen – gewone telefoon), alsook over de hiervoor te volgen procedure;
• Het gebruikte elektronisch communicatiemiddel moet het (i) mogelijk maken om de identiteit van de aandeelhouders te controleren, (ii) kennis te nemen van de besprekingen, (iii) het stemrecht uit te oefenen en (iv) vragen te stellen, teneinde actieve deelname aan de beraadslaging mogelijk te maken. De identificatie kan visueel via camera gebeuren, al dan niet op vertoon van identiteitsbewijzen (bv. voor nieuwe aandeelhouders). Tot 30 juni 2021 kan het bestuursorgaan zelf beslissen om gebruik te maken van een elektronisch communicatiemiddel dat niet beschikt over de functionaliteit om leden te doen deelnemen aan de beraadslagingen of vragen te stellen.

Opgemerkt dient te worden dat de leden van het bureau van de algemene vergadering (voorzitter, secretaris en stemopnemer(s)) niet langs elektronische weg kunnen deelnemen aan de algemene vergadering, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de samenstelling van de vergadering op afstand en ondertekening van de notulen van de algemene vergadering.

3. Besluit

De Covid-19 wet riep een aantal definitieve maatregelen in het leven die ervoor zorgden dat er geen nood meer is aan fysieke bijeenkomsten voor de algemene vergadering. De algemene vergadering kan nu via elektronische weg gehouden worden, zonder enige statutaire belemmering.

Deze wetswijziging is welgekomen en brengt, zeker op praktisch vlak, niet alleen in de huidige corona-situatie maar ook nadien, zeer grote voordelen met zich mee voor vennootschappen en verenigingen.

Uiteraard is Devlies & Partners steeds bereid uw vragen te beantwoorden en u bijstand te verlenen.

Mr. Steven Verbeke & Mr. Silke Mariën